現金取り扱い手順ガイド

現金取り扱い手順 ガイド

現金取り扱い手順 目次 はじめに 3 現金取り扱いの一般的な手順 4 手順チェックリスト 10 まとめ 11 2

違算や現金ロス、窃盗などのリスクを おさえるには、現金取り扱い手順の整 備が必要です。 現金を安全に管理するには、不注意や不正行 為などいくつもの課題があります。問題が発生 する前に現金取り扱い手順を整備することが重 要です。 現金の手数え、不明確なガイドライン、複雑な現金取り扱い手順など、まだま だ整備されているといえない現金管理。いまだに世界レベルでシュリンケー ジの主な原因の一つに「現金ロス」が挙がるのも当然といえます。 違算や現金ロスが発生した際に責任を負うのはレジ係だけではありません。 店舗管理から紛失防止担当者、人事まで、現金ロスのリスクを低減するのは 会社全体の責任です。 本ガイドでは、現金取り扱いの効率化によって店内の現金ロスを削減する方 法をご説明します。現金のカウントから取り扱い、保管まで、テラーメイトが推 奨する手順をご覧ください。 3

現金取り扱い手順 適切な現金管理教育を 受けたレジ係は、 自社のビジネスを守る 第一の防衛線 現金取り扱いの 一般的な手順 レジ係のトレーニング レジ係1人にレジ1台 やり取りを声に出して 新人のレジ係を育成するためのトレー レジ係一人ひとりに担当レジを割り 確認する ニングはきわめて重要な第一歩です。 当てることで、マネージャーが各人の 受け取った代金とお釣りの金額をどち 従業員はこのトレーニングで現金管 仕事ぶりを把握することができます。 らも声に出して確認すれば、多額の損 理の重要性や法的な意味を理解、また レジ担当者の責任範囲が明確にな 失となり得るレジ係とお客様の間での は再認識します。ここでいう現金は、レ り、内部窃盗の機会が減少します。エ 行き違いがなくなり、釣り銭を間違う ジに入っている現金だけでなく、バック ラー率も把握しやすくなり、各レジ担 可能性も低くなります。こうした口頭で オフィスや金庫など店内各所にある現 当者に的確なトレーニングを設定す のコミュニケーションはお客様を安心 金も含まれます。また、優れたトレーニ ることができます。 させ、釣り銭をめぐる問題も減らしま ングプログラムはレジ係のエラー率を す。精算中は受け取った紙幣をレジの 削減するだけではありません。適切な 上に置いて見えるようにしておくと、お 現金管理教育を受けたレジ係は、釣り 釣りの金額が正しいかどうかをレジ係 銭詐欺などからビジネスを守る第一 とお客様の双方で確認できます。 の防衛線になります。 正式なトレーニングや手順が 複数のレジ係が1台のレジを 無言でお釣りを渡している？ 整備されていない？ 担当している？ これは、釣り銭をごまかされたと レジの現金不足、現場の混乱、会 それでは、担当者にミスや窃盗 お客様が主張する口実になりか 社に対する忠誠心の低下、潜在的 の責任を問うことができません。 ねません。不真面目な従業員が な法的責任、スタッフ離職率の増 不正行為が見過ごされ、真面目 お客様に分からないように釣り 加を想定し、迅速にトレーニング で勤勉なレジ係が責任の一端を 銭をごまかし、差額を着服する や手順の整備を進めてください。 負わされるおそれがあります。 おそれもあります。 4

レジの現金をスピーディー かつ正確にカウント 企業各社は正確を期して現金を何度も カウントしていますが、この貴重な時間 は信頼性の高い現金カウンターがあれ ば簡単に短縮できます。手作業によるカ ウントをやめれば、浮いた時間を接客や 販売促進などのより生産的な業務に使 うことが可能です。 テラーメイトのT-ixのような現金カウン ターなら、レジの現金を60秒以内に正 確にカウントできます。レジ金の照合、 釣銭の準備、金庫内の現金カウント、銀 行預け金の照合、現金回収の準備、違算 の調査などの作業に無駄な時間を割く 必要はありません。 レジの現金をカウント 各シフトの開始時点と終了時点にレ ジの現金とPOSデータの金額を照合 しなければなりません。POS上の合計 金額と一致させ、レジにあるべき現金 が実際にあることを確認します。 レジ の 現 金 が P O S の 金 額 と合わない？ バックオフィスや店頭で現金が 盗まれた可能性もありますが、 レジ係のうっかりミスによるも のかもしれません。あるいは、単 なる現金カウントの誤りかもし れません。この問題は少なくとも 簡単に解決できます。 5

現金取り扱い手順 釣り銭の最適化 予備の釣り銭は安全に保管 高額紙幣を多く置かない 次のシフトのために現金を十分用意 予備の釣り銭を入れた大きな袋や容 高額紙幣を受け取ると、相当量の釣り しておきたいという気持ちは分かり 器をレジ近くに用意しておくのは、理 銭をお客様に渡すことが多いです。こ ますが、現金が多すぎるとセキュリテ 論上は良い方法ですが、セキュリティ のようなやり取りが重なると、釣り銭 ィ上のリスクを招きます。残り時間の 上のリスクをもたらします。中身がす の補充が必要になります。レジを定期 ために必要な釣り銭はどの程度でし べて小銭でも「現金」であることに変 的に点検し、紛失リスクを減らしましょ ょうか？これは各店舗の日次需要や わりありません。予備の釣り銭を入れ う。点検では高額紙幣をレジからバッ 季節需要によって変わります。レポー た袋は金庫室に置いておくほうが安 クオフィスの金庫に移してください。 トや予測ツールを利用して自店舗に 全です。 最適な現金の量を検討しましょう。 釣り銭の量や補充のタイミン グに問題がある？ 手元の現金が足りないとお客様 予備の小銭がレジに置いて の待ち時間が長くなり、現金補 ある？ レジの点検を行っていない？ 充を依頼するための追加費用 がかかります。現金が多すぎる これは使途不明の「共用金」のよ レジに余分な紙幣が入っている と負担になり、偶発的・意図的な うなものですから、盗難されや と、窃盗やうっかりミスによる現 現金ロスが生じやすくなります。 すい状態にあります。 金ロスが生じやすくなります。 6

現金管理手順を掲示 POS業務の分担 「プール金」の禁止 現金管理担当者が正しい手順を把握 シフトの開始から終了まで担当レジの 「プール金」とは、レジで現金が不足 し、折に触れて再認識していれば、時 責任を負うのは1人のみですが、売上 した場合に備えてレジ点検で発生し 間や費用の無駄になるレジ作業のミ に関係しない現金の移動は別の人間 た余剰金をプールしておくものです。 スを簡単に防止できます。現金管理の が担当するべきです。取り消し、払い戻 「プール金」の利用を禁止すれば、違 行動規範を明文化して共有スペース し、補充、点検などの現金管理業務は、 算をきちんと把握し、すみやかに対処 に掲示するだけで、従業員に注意を喚 マネージャーやスーパーバイザーなど することができます。 起することができます。禁止事項をリ の管理者が担当する必要があります。 ストアップし掲示することで、現金の 窃盗や流用にストップをかける一助 「プ ー ル 金 」が 利 用 されて になります。 いる？ この場合、少額の違算が見過ご 行動規範や禁止事項リスト されている可能性が高いです。こ が整備されていない？ レジ係が取り消しや払い戻し うした説明のつかない「プール の処理もしている？ 金」を「誰のものでもない」と考え 現金を窃盗しようとしている従業 て「自分のもの」にしている従業 員は、会社が自分の行状を把握 不正な取り消し処理や払い戻し 員がいるかもしれません。「プー していないし、気に掛けてもい 処理が行われる可能性があるこ ル金」が不正行為の温床になっ ないと考える可能性があります。 とを理解することが必要です。 ているのです。 禁止事項を リストアップし 掲示することで、 不正にストップをかける 一助になります。 7

現金取り扱い手順 現金取り扱い担当者の交代 違算の許容額を決める 現金取り扱い業務を一定期間にわたり1人の従業員が担 違算の発生を避けることは非常に難しいです。調査不要な 当している場合は、他の従業員と交代させましょう。担当 違算の上限は、各社の許容額によります。調査対象を千円 者によって違算額に大きな差異があれば、詳しく調査しま 以上に限定する企業もあれば、違算の額に関わらず細か しょう。 く調査をする企業もあります。許容額を決めたとしても、う っかりミスや不正行為を隠すための「誤差」だとみなされ ないよう、従業員には公表しないでください。ただし、金額 にかかわらず、1人の担当者に違算の傾向がある場合は詳 しく調査するべきです。 現 金 取り扱 い 業 務をいつも1 人で 担 当して いる？ 違算の許容額が決まっていない？ この状況では、現金の窃盗を誰にも気付かれずに続 ミスの多い従業員、余剰金をプール金に回したり着 けることが可能であり、不正行為がばれないように、 服したりしている従業員に焦点が絞れないおそれが 入金記録を毎日改ざんすることもできます。 あります。 8

監査がいつ実施されるか 分からないのであれば、 「人が見ていない」ときに 現金を着服しようと考える 者は少なくなるでしょう。 スポットチェック 現金輸送のための補充・回収準備 抜き打ちのレジ監査を実施しましょう。監査がいつ実施さ 正確な現金カウントはいつでも必要ですが、現金を移動 れるか分からない状態であれば、「人が見ていない」とき させる場合は特に重要です。現金輸送のための回収準備 に現金を着服しようと考える者は少なくなるでしょう。お客 は、効率的かつ正確に実施しなければなりません。現金カ 様に迷惑がかかりにくい比較的落ち着いた時間帯にスポ ウンターを利用して入金額と出金額を綿密にチェックして ットチェックを行うのがベストです。 いれば、手痛いミスを最小限に抑えることができます。 現金輸送の準備を直前にあわててやること が多い？ 抜き打ち監査を実施していない？ これでは、ミスが発生し、預金修正手数料を取られる 不正行為を働く者は、疑いを避けるために、次のシフ おそれがあります。配送された現金が誤カウントされ ト変更までにレジや売上記録の改ざんが必要だと分 ている可能性もあります。予定外の現金配送・回収を かっています。 依頼した場合も手数料がかかります。 9

現金取り扱い手順 現金取り扱い手順を 強化するためのチェックリスト このチェックリストをもとに、基本ルールに則った現金取り扱いを行っているか確認してください。 または レジ係のトレーニングに力を入れている 「レジ係1人にレジ1台」というポリシーを徹底している 現金のやり取りを声に出して確認している レジの現金を正確にカウントしている レジ内の現金をきちんと整理している 最適な量の釣り銭を準備している 予備の釣り銭を安全に保管している 定期的にレジの点検をおこない、高額紙幣は金庫などに移動している POS業務を分担している 行動規範や禁止事項リストを整備し、周知している プール金を禁止している 現金取り扱い担当者を定期的に交代している 抜き打ちのスポットチェックを実施している 違算の許容額を決めている 現金輸送のための回収・配送準備を整えている 10

まとめ 小売業のあわただしい現場では、適切な現金管理が行われていない場合があります。現金取り扱 い手順が明確でなく、スタッフがきちんとしたトレーニングを受けていないと、現金の紛失や窃盗 が起きやすくなります。こうしたリスクを減らすには、総合的な現金取り扱い・現金管理方針を整 備し、違算の許容額、改善すべき点などを決めることが重要です。優れた手順や方針を整備して おけば、以下の点を実現・促進する上で役立ちます。 1 精度 2 効率性 3 責任感 4 安全性・セキュリティ 5 窃盗の防止 現金を安全かつ正確に管理すれば、会社の利益やスタッフを守り、ビジネスにメリットをもた らすことができます。 11

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