【提案依頼書】RFP とは？基本概要と装置導入の提案依頼を解説

株式会社 FA プロダクツ 【提案依頼書】RFP とは？基本概要と装置導入の提案依頼を解説 植地 祐奈

【提案依頼書】RFP とは？基本概要と装置導入の提案依頼を解説 RFP（提案依頼書）は、最適なシステム・装置導入の橋渡しとなるものです。より詳細な 要 件と期待する効果を書き出し、発注先へ伝える役割を持ちます。 とはいえどのように 進めたらいいのか、書き出すべき項目は何なのか分からない場合もあるでしょう。本資料 では、RFP（提案依頼書）の概要や書き出す主要な項目、メリットや進め方ついて詳しく まとめました。まだ装置導入を検討している段階の方でも、記事を見るだけで RFP 作成 の基礎を把握できます。ぜひ最後までお読みください。 目次 1. RFP（提案依頼書）のフォーマット 2．RFP（提案依頼書）とは？概要と作成者・使用者について （1）RFP は最適な装置提案を受けるために必要な書類 （2）RFP の作成者と使用者 3．RFP（提案依頼書）を作るメリット （1）理想的なシステム構築の提案が受けられる （2）自社の目標見直し＆共有が行える 4．RFP（提案依頼書）をつくる前に必要な準備とは？ （1）実務担当者による要件の検討 （2）発注先が担うプロジェクトの対象の明確化 （3）予算とスケジュールの管理 5．RFP（提案依頼書）に記載する主要な項目と事例 （1）主要な項目 （2）提案の要件 1

1. RFP（提案依頼書）のフォーマット 2

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2. RFP（提案依頼書）とは？概要と作成者・使用者について RFP（提案依頼書）とは、最適なシステムや装置導入の提案で必要なものです。この RFP がなくても発注はできるものの、最適なシステム・装置の選定＆比較が行いにくくなりま す。要件を適切に伝えるためにも、RFP はなくてはならない存在なのです。 （1） RFP は最適な装置提案を受けるために必要な書類 RFP（提案依頼書）は、大まかに下記のような項目をまとめたものです。 ⚫ 今回の発注で必要な要件 ⚫ プロジェクトの目的 ⚫ 現状の課題 ⚫ 課題をクリアした理想的な状態 あくまで大まかになりますが、自社の課題と目的、達成したい姿を伝えることで相手に明 確なイメージをもたらします。発注先のソリューションとうまくマッチングできれば、適 切な形で導入が決定する流れです。システムや Web 開発といったソフトウェア、装置と いったハードウェアと状況が変化します。RFP（提案依頼書）は、自社から他社へわかり やすく情報を伝える手段と言っても良いでしょう。状況次第では複数の企業へ RFP を提 出し、複数のソリューションを比較することもあります。最適な装置導入を提案してもら うためにも、RFP を作成しておく必要があるのです。 （2） RFP の作成者と使用者 基本的に RFP の作成者は、発注者側の企業が作成します。その中でも、実務担当者が中 心的に任せられるでしょう。立ち上げの段階で決裁者や上長と相談しながら概要は決める ものの、より内容を詰める部分は作成者に委ねられます。そして RFP が完成したら、使 用者である SIer（つまり発注先の担当者）へ提出する流れです。状況により SIer と相談 しながら進められるので、不明点があればぜひ聞いてみるのも良いでしょう。弊社でも相 談しながら RFP を作成することが可能です。ご相談いただければ、双方に認識齟齬のな いシステム構築・装置提案が行えます。 4

3. RFP（提案依頼書）を作るメリット RFP（提案依頼書）を作るメリットは、大きく分けて下記の 2 つがあります。 ⚫ 理想的なシステム構築の提案が受けられる ⚫ 自社の目標見直し＆共有が行える 基本的には、必要な情報の可視化が鍵となります。可視化をすれば、自社内でも共有が容 易です。 （1） 理想的なシステム構築の提案が受けられる RFP を作ることで、自社にとって必要な理想システム構築の提案が受けられるようになり ます。では逆に RFP がなければ、一体どのような事態になってしまうでしょうか。RFP 作成にかかる時間や人員も要らなくなるため、一見するとスムーズな発注が行われるかも しれません。しかし伝達手段が抽象的となり、大幅に差のある見積もりが複数社から提示 されるでしょう。発注先としても具体化がされていなければ、本当に必要なシステム要件 を盛り込むこともできません。そこで必要なのが自社の課題と理想の姿、細かい要件を可 視化することです。こういった具体的な情報を提供することで、最適な提案を受けられる ようになります。 （2） 自社の目標見直し＆共有が行える RFP を作成すると、自社の目標や方針の見直しが行えます。 客観的に作成されたデータは、他社のみに関わらず自社にも重要なツールとして機能する でしょう。自社内で共有して見直しを行えば、今後より精度の高い RFP 作成にもつなが ります。また一度概要をまとめたものであれば、データ化して社内共有も容易です。自社 の抱えている課題や理想形を共有できると、社内の団結力や改善力も高まるでしょう。 限られた時間の中でより効率的な運用が目指せるため、RFP 作成のメリットは非常に大き いものです。 4. RFP（提案依頼書）をつくる前に必要な準備とは？ RFP（提案依頼書）をつくる際、いくつか準備をする必要があります。それぞれ準備して おくことで、より伝わりやすい RFP を作れるはずです。 5

（1） 実務担当者による要件の検討 実務担当者が実際の現場で必要な要件を検討し、詳細に書き出していく必要があります。 例えば下記のとおりです。 ⚫ 対象ワーク ⚫ 生産数量 ⚫ 品種替えの頻度 ⚫ 作業内容の選定 その上で設置スペースや動作環境といった、制約される条件を書き出していきます。装置 導入を行う場合は、図のレイアウトも作成しておくと良いでしょう。導入費用の試算や社 内体制（保守運用）も検討し、実際に装置が導入したあとの工程も検討していきます。こ の項目で書き出した要件の検討は、実際に RFP を作成するときに必要です。 （2） 発注先が担うプロジェクトの対象の明確化 今回の RFP 作成に関して、プロジェクトで発注先が担う対象（スコープ）も明確にして おきましょう。例えば装置導入の場合、導入後のメンテナンスや教育も含め、どの程度ま でプロジェクトの範囲をお願いしたいのか。前後関係も伝えておくことで、発注先からよ りゴールに近づくフォローがもらえるかもしれません。意外と RFP 作成時は、プロジェ クトの対象を明確に伝えられていない事例があります。対象の範囲が明確化していれば、 発注先も対象範囲を限定できるでしょう。そうすれば提案時の精度が上がるので、双方に メリットがあります。自社内での打ち合わせだけではなく、可能であれば SIer との相談 も視野に入れてみてください。 （3） 予算とスケジュールの管理 予算とスケジュールは、一般的に正しく提示できている場合が多いです。ただし予算に関 しては一考しておく必要があります。予算が超過していても、提案がより理想状態に近い 場合があるからです。予算の超過が見込まれる場合、理由を明記しておくように RFP へ 記載しておくと良いでしょう。わざわざ質問をする時間も作らなくてよく、スムーズに自 社内で検討が行えます。 また提示するスケジュールに関しては、明確に決まっている場合とそうでない場合がある はずです。そこである程度の余裕を持たせつつ、できるだけ段階ごとにスケジュールを区 切って提示すると良いでしょう。 6

スケジュールに付随して、自社内の進捗把握に時間をかけすぎないよう進めるのも 1 つの 準備です。限られた時間の中で最適な提案を受けるためにも、プロジェクトの根幹やゴー ルを中心に決めていくよう進めてください。そのほかの項目は時間をかければかけるほ ど、どんどん時間を消費していきます。 5. RFP（提案依頼書）に記載する主要な項目と事例 では実際に、RFP（提案依頼書）に記載する項目は、どんなものがあるでしょうか。具体 的な項目とともに、提案する要件についても見ていきましょう。 （1） 主要な項目 RFP（提案依頼書）に乗せる主要な項目は、下記のとおりです。 ⚫ 自社の目的 ⚫ 期待する効果 ⚫ 予算 ⚫ スケジュール 自社の目的は生産率の向上や危険作業の撤廃、自動化といったさまざまな目的があるはず です。そのような目的に対して具体的な期待効果を記載すると、現状の課題と改善後のイ メージがしやすくなります。期待する効果に関しては、より具体的な数値を記載しておく と良いでしょう（生産数 200 個から 250 個、生産率 15％向上など）。予算はおおよそ を上限としつつも、前項であげたように超過分は提案書内での記載を明記しておくとスム ーズです。スケジュールは決まっていればそちらを記載し、決まっていなければ項目ごと にスケジュールをおおよそ出していきましょう。例えば、提案依頼書の公開、返答、打ち 合わせといった段階ごとに期日を設定する、などです。 （2） 提案の要件 提案の要件は、具体的にどの範囲の提案を依頼したいのか記載する部分です。具体的には 下記 2 つとなっています。 ⚫ 自社から提示する検討結果 ⚫ 提案してほしい項目 7

自社から提示する検討結果は、おもに実務担当者が提示する検討結果となります。上記で 挙げた、「実務担当者による要件の検討」項目をすべてまとめましょう。提案してほしい 項目は提案を受ける部分ですので、記載は行いません。上記内容が固まれば、実際に装置 導入へと進んでいきます。不明点はできるだけ SIer に聞いて進めると良いでしょう。 ぜひご不安な場合や、初めての RFP 作成でしたら弊社にお任せください。 以上、RFP（提案依頼書）の概要や作成方法、メリットについて解説しました。上記の情 報を元に RFP を作成すれば、より最適な装置導入の提案を受けられるはずです。 もし内容に関して不明点がある、相談を受けながら進めたいと思う方は、株式会社 FA プ ロダクツへご相談ください。より最適な装置導入のお手伝いと、最適な RFP 作成の支援 をさせていただきます。 8

装置導入に関するお悩みは FAP へ こんなお悩みはありませんか？ ・生産工程の自動化をしたいがノウハウがない ・複数社への発注、スケジュール管理の手間がかかる ・どのメーカーの製品を選べばいいか分からない ・他社の SIer から「専門外なので対応できない」と言われてしまった そんな時はぜひ、関東最大級のロボット SIer である株式会社 FA プロダクツにご相談くだ さい。 FAP の強み 加工から出荷まで、生産ライン全体の最適化にまとめて対応 エンジニアによる一貫生産体制で、高品質・低価格を実現 取引先 400 社以上の豊富な実績 省人化・省力化をご検討の際はお気軽に 050-1743-0310 までお問い合わせください。 （受付時間：平日 9:00～18:00） 企業概要 社名：株式会社 FA プロダクツ（FA Products Inc.） Web サイト：https://jss1.jp/ 所在地： つくばベース 茨城県土浦市卸町 2-13-3 TEL: 050-1743-0310 E-mail: jss_sales@jss1.jp 9