文書管理・図面管理システム デジタルドルフィンズ

スキャナ･複合機 紙書類・紙図面 電子データ 紙の書類を電子データ化す るために必要です。多くの 紙の書類に限らず、様々な 場合、現在お使いの複合機 データをデジタルドルフィ のスキャナ機能をそのまま ンズで一元管理できます。 お使い頂けます。 Input サーバーPC 構成イメージ 文書管理・図面管理システム デジタルドルフィンズの データを集中管理するた めのPCです。 Search ® タブレット・スマートフォン 工場・他拠点 社外から社内の書類を検索 VPN(仮想プライベートネ することができます。出先 ットワーク)が構築された で名刺の検索をしたり、お クライアントPC 拠点間なら、離れた工場・ 客様に資料を見せて説得力 事業所・支店でデジタルド のある提案ができます。 デジタルドルフィンズで書 ルフィンズが使えます。 類を検索・閲覧するための PCです｡お客様の会社で現 在お使いの､一般的なPCを Internet そのままお使い頂けます。 VPN ※社外(インターネット)からの ※VPN自体の構築も、別途費用 アクセスはオプション機能です。 で承ります。 動作環境 ※最新のOSへの対応状況はWebサイトをご確認ください。 クライアントPC サーバーPC デジタルドルフィンズで書類を検索･閲覧するためのPCです。お客様の会社 デジタルドルフィンズのデータを集中管理するためのPCです。1台必要です。 ！ で現在お使いの一般的なWindows搭載PCでお使い頂けます。Windowsの 他に、Mac、iPad、iPhone、Androidスマートフォン・タブレットなど、 様々なコンピューターでお使い頂けます。 ・Windows Server 2019 Standard ・Windows Server 2016 Standard OS ・Windows Server 2012 R2 Standard ・Windows Server 2012 Standard ・Windows 10 ・Windows 10 Windows ・Windows 8 および 8.1 ・Windows 8 および 8.1 ・Windows 7 CPU デュアルコア CPU、または Intel Pentium 4 (3GHz) 相当以上を推奨 Mac ・macOS 10.14 以降 メインメモリ 4GB 必須、64bit OS は 8GB 以上を推奨 保存する文書の量とファイルサイズに依存。 その他 ・iOS HDD容量 例：弊社環境で、10 万件の PDF 文書を登録して ・Android 約 10GB を使用。 総合開発元 販売代理店 枚岡合金工具株式会社 IT事業部 〒544-0013 大阪市生野区巽中2-7-22 Tel:06-6758-2288 Fax:06-6758-1121 http://www.digitaldolphins.jp/ 枚岡合金工具株式会社 12

デジタルドルフィンズで 実現すること ──こんなことでお困りではありませんか？── Case1 書類探しと顧客対応をスピードアップしたい！ Case2 書類の保管場所、なんとかして！ 紙の書類の場合 デジタルドルフィンズの場合 紙の書類の場合 デジタルドルフィンズの場合 しょ、書類が見つかったら 折り返します～っ！ 約10 秒！ 毎日増え続ける書類！ うちの書庫はこれ1台！ 過去の膨大な図面！ 書類棚に部屋を占拠されて、 お客さんからの電話を繋いだまま 書類はその日のうちに もう仕事するスペースもないよ！ 会社の書類をすぐに探せて便利～！ サクッと電子化！ 書類が多すぎて お客さんも喜んでくれるし、 これじゃ書類探しに時間が もう書類の置き場所に どこにあるのかわからないわ……！ やっと自分の仕事をする時間が かかるのも無理ないよなぁ…… 悩む必要はないね！ 毎回お客さんをお待たせしてるし、 できたわ！ 書類探しに時間を取られて 自分の仕事ができないじゃない！ Point.1 Point.2 文書管理システム『デジタルドルフィンズ』があれば、いつでも誰でも、必要なときにすぐ ファイル棚の図面、引き出しの書類、ファイルサーバーのデータなど、職場に散乱する書 書類を取り出せるようになります。書類探しのムダ時間がなくなり、コストが削減。さらに 類すべてを一元管理できます。さらにデジタルドルフィンズには、紙書類の電子化を強力 顧客対応がスピードアップし、顧客満足の向上にもつながります。 に支援する『自動登録機能』『自動文字認識機能(OCR)』『全文検索機能』があります。 ※自動登録機能、自動文字認識機能、全文検索機能はオプション機能です。 キーワードを入力して検索。 １０秒で書類・図面を探し出せる！ Point.3 書類探しのコスト比較 書類探しは、付加価値を一切生ま ないムダ作業です。デジタルドル 紙の書類を探す場合 デジタルドルフィンズの場合 フィンズでムダな書類探しを削減 することで、導入後１年間でペイ 会社名・書類名 できます。 約1/6 図面番号など 660万円/年 ※月22日就労、1時間のコストを5,000円として計算。 110万円/年 10人×30分間×5,000円×22日×12ヶ月 10人×5分間×5,000円×22日×12ヶ月 2 3

デジタルドルフィンズで 実現すること ──こんなことでお困りではありませんか？── Point.4 Case3 工場で最新版の図面をすぐ見たい！ タブレットやスマートフォンと組み合わせることで、強力な営業ツールにもなります。社 内の担当者に問い合わせることなく、お客さまの目の前で実際の資料を見せて、説得力の ある提案をすることができます。 紙の書類の場合 デジタルドルフィンズの場合 Case5 フォルダー多すぎ！ 階層深すぎ！ フォルダー管理の場合 デジタルドルフィンズの場合 事務所に図面を 工場のどこにいても、最新の図面が 取りに行くの、 タブレットですぐ確認できる！ 図面のコピーが 面倒っスね…… もう図面のコピー、いらないっスね！ どんどん 書類を共有化してはいるけど…… フォルダを意識 増えてくよね…… フォルダー多すぎ！ 階層深すぎ！ しなくていいから 結局、分類した本人じゃなきゃ かんたん！ 取り出せないよ！ ねぇドルフィン、 【Ａ社】の【見積書】 営業フォルダー を探して！ Case4 外出先から社内の書類を見たい！ まかせて！ Ａ社フォルダー 紙の書類の場合 デジタルドルフィンズの場合 共有フォルダー 見積フォルダー 約15 秒！ 外出先から社内の書類を見たい！ でもそのたびに社内にいる人に スマートフォンで社内の書類を 探してもらうのは、時間かかるし サッと探せる！ Point.5 申し訳ないよなぁ…… 他の人の時間を取らずに済むよ！ 出先でちょっとお客さんの名刺を デジタルドルフィンズでは、フォルダ階層を意識する必要がありません。書類名や会社名 探したいときにもいいね！ などの自由な条件で串刺し検索できます。たった２クリックで目的の書類にたどり着くこ とができ、誰でも同じルールで書類を登録・検索できます。そのため、社内一丸となって 情報共有に取り組めます。 ※社外(インターネット)からのアクセスはオプション機能です。 4 5

ご導入事例 (製造業) サービス業の事例は 次のページに 製造業 大阪市城東区 ベローズ･フレキシブル 過去図面の活用で 『1人に1台 iPad』で、 製造業 奈良県 食品加工機械の設計･製作･ チューブの設計･製造 販売､システムプランニング 設計スピードが4倍、 年間214万円の ㈱三元ラセン管工業 ㈱ヒガシモトキカイ http://www.mitsumoto-bellows.co.jp/ 経常利益が10倍に。 コストを削減。 http://www.higashimoto.co.jp/ ※1時間あたり2,500円としてコストを換算。 代表取締役 高嶋 博さま 製造現場で1人に1台 iPadを配備。 Q. デジタルドルフィンズを導入して良かった点は？ デジタルドルフィンズ導入前と導入後の比較 紙図面のコピーを全面廃止という取り組みにより、 1 年間 0円 図面のコピー代 58万円 (廃止) 自分のデスクで、書類を全て引っ張り出せるようになりました。 ・年間58万円の印刷代を削減。 今までだと、リピート受注になると倉庫まで古い書類を探しに ・年間428時間の書類のファイリング時間を削減。 導入前 導入後 ( 用紙代 0.16円＋印刷代 4.5円 )×10,400枚×12ヶ月＝58万円 行く必要がありましたが、それが全く無くなりました。お客様 ・年間198時間の書類探しの時間を削減。 からのお問合わせにも、受話器を置くことなく、その場で即答 できています。紙による管理だと、関連する図面を探し出し、 1日の設計件数 1件 4件 吟味するのに３０分～３時間、関連する技術文書（過去に収め た文書）などを探し出すのに1時間を要していました。 顧客対応時間 10～60分 即時 2 図面のコピー作業と 年間 0円 ファイリングの時間 428時間 (廃止) Q. どのように業務に活かされていますか？ 顧客数 100社 1200社 ・ コピー･パンチ 10,400枚×3秒 ・製本･表紙作成 27冊×30分 お客様からの注文の問合わせに対する照会は、共通する図面番 ×12ヶ月＝428時間 売上高 100％ 120％ ・ 現場を回って紙図面を修正 27冊×30分 号で検索しています。図面番号で検索すると、関連する図面、 デジタルドルフィンズ 部品図面、計算書、受注控え、Ｅｘｃｅｌファイル等が一覧で 経常利益 1％ 10％以上 から図面のアドレスを 表示されます。過去に収めた類似の製品の単価も瞬時に知るこ 配信。 3 年間 年間 書類探しの時間 とができます。今では過去の図面を瞬時に検索し引用すること 現場ではワンタッチで最新の図面を確認。図 220時間 22時間 残業 40時間 0 面のコピーのムダ、書類探しのムダ、移動の で類似設計が可能になり、設計スピードが４倍になり、経常利 ムダがなくなった。 益率は１０倍以上に伸びています。 紙での書類探し 10分 デジタルドルフィンズで検索 1分 ×5回×22日×12ヶ月＝220時間 総合メーカー 大阪府堺市美原区木材通 製造業 大阪府大東市 製缶板金､板金加工､ 関西の“3Sトップランナー企業”が語る 壁一面の書類棚を トロフィー､カップ､アワード(表彰) プレス加工 商品の企画･制作･卸売 ──『情報の3S』には、 ペーパーレス化。 ㈱山田製作所 アキツ工業㈱ http://www.yamada-ss.co.jp/ ITの力が必要！── 問い合わせへの即時対応を実現。 http://www.wininc.jp/ 代表取締役社長 山田 茂さま 取締役専務 長野 篤義さま Q. 文書管理システムを導入されたのはなぜですか？ Q. 会社にどんな変化がありましたか？ Q.導入前と後ではどのように変わりましたか？ 弊社では徹底した３Ｓ活動（整理・整頓・清掃）に取り まず目に見える変化としては、ギッシリと紙の書類が入 お客様の情報をより早く探し出して、お返事できる体制 組んでるんですが、工場の中の３Ｓというのは簡単なん っていた棚・書庫が、本当にスカスカになってしまいま になりました。以前は、紙の書類をバインダーに綴じた 壁一面にあった書類棚を ペーパーレス化。 ですよね。作った品物は必ず出ていきますから、溜まっ したね。それと大きな変化は、時間ですね。書類探しの ものが、壁一面の棚に何冊もギッシリと入っていたんで ていくものがないんですよ。でも事務所っていうのは、 ムダな時間が無くなった、これが大きいですね。そのぶ す。席を立って、棚まで歩いていって、捜して、バイン どんどん書類や情報が溜まっていく一方です。事務所の ん、会社の業務の生産性が上がっていますね。 ダーを持ってくる……と。 情報を３Ｓしようとすると、ＩＴの技術に頼るしかない デジタルドルフィンズがあれば自分の席にいながらすぐ というのが結論ですね。 Q. 導入を検討されている方へメッセージを。 に探し出せますので、非常に便利になっています。 以前なら、早く見つかっても１０分から１５分、お客様 本当にね、書類を探すというムダな時間、なくしてしま の情報量が膨大な場合は、２０分はざらにかかっていま いませんか。気軽に登録ができて、デジタルドルフィン した。デジタルドルフィンズ導入後では数秒から数分と Q. サポートについてはいかがですか？ ズで探せば必ず書類が出てくる、安心感。非常に楽ちん いうところでしょうか。また、担当者以外の人でも同じ すごく助かっております。ソフトの修正・改良もそうで になりますよ！ ルールで書類を探せるようになったので、担当者が不在 すが、ネットワーク等に関しても、非常によくサポート の時でもお問い合わせに対応できるようになりました。 してもらってます。社内のネットワークがうまく繋がら 書類の保管スペースに関しても、壁一面にあった書類棚 ない……といったことも色々見ていただけますので、非 ７個が不要になり、オフィスが広くなりました。 常に助かってます。 6 7

製造業の事例は 前のページに ご導入事例(サービス業) 文書管理に失敗しない！ 導入フロー 保険代理店 1.導入前 文書管理コンサルティング 大阪市浪速区 ──書類探しは仕事じゃない！ 文書管理に失敗しない秘訣はコレ! デジタルドルフィンズで 文書管理オリエンテーション ルール決めや話し合い、文書管理の進め方への理 ㈱アンブレラ なぜ文書管理が必要か？　どのように文書管理を進めてい 解が不十分だと、せっかくシステムを導入しても 時間を生み出せ！── くべきか？　文書管理の方針についてご説明します。 使われずにホコリをかぶってしまいます。 http://www.umbrella-ins.co.jp/ 代表取締役社長 神子 大作さま 文書の棚卸し 文書管理とは、ソフトの機能では 要る書類と要らない書類を洗い出し、整理します。どんな なく『業務の改善』なのです。 書類が要らない書類か？　といったこともご説明します。 捨てていた、もしくは置いていたれけどどこかに行って 枚岡合金工具では､16年以上にわたって徹底した Q. デジタルドルフィンズ導入前に困っていたことは？ しまっていました。そういったものが、デジタルドルフ 文書管理のルール構築 3S活動(整理･整頓･清掃)に取り組み､『モノ探し 書類を探すのに時間がかかっていた点です。保険代理店 ィンズに入れておけば、後ですぐに見つけられるように 誰がいつ、どの段階で書類を登録すべきか？　図面はどの のムダ時間』をなくすため改善活動を推し進めて は書類がすごく多くて、仕事の時間の多くを割いて書類 なりました。 状態で登録するべきか？　等々、お客様の会社の実際のワ きました。 探しをしていました。 ークフローに合わせて、ルール構築をお手伝いします。 ※参考 http://sg-loy.com/ Q. 導入を検討されている方へメッセージを。 Q.導入前と後ではどのように変わりましたか？ 従来、書類を探す手間というのは仕事の一環として、多 まず、書類を探す時間が格段に減りました。弊社では保 くの企業が時間を割いてやられてきたことと思います。 険の特殊なレートを使っているケースが多く、去年どん しかし、書類探しは仕事じゃない。仕事中に書類を探す なレートを使っていたかを調べる際に、保険会社に問い のは時間の損失なんです。弊社も、保険代理店が文書管 2.導入時 教育 合わせなくても自社ですぐに書類を取り出して調べるこ 理システムを使って意味があるのかどうか、最初はわか とができるようになりました。さらに、書類の保管スペ Before After りませんでしたが、デジタルドルフィンズを活用するこ ースが完全に空きました。今までなら「このメモどうし とで新たな時間を創出して、それをプラスの仕事に繋げ 一般使用者向け教育 ようか」とか「この書類どうしようか」といったものを、 ることができています。 書類のスキャンから入力・検索の仕方まで、皆さんがすぐ 使い始められるようご説明します。 管理者向け教育 Before After デジタルドルフィンズの設定方法をご説明します。 社労士事務所 香川県 そこから誕生したのが、書類を瞬時に取り出せる 高松市 ペーパーレス化で、 『情報の3S』のツール､デジタルドルフィンズで す。我々には、情報の整理・整頓を定着させるた 人事･労務コンサルタント、労災･雇用･社会保険諸手続 めの教育ノウハウがあります。 仲井京子社会保険労務士事務所 コピー機のない事務所に。 3.導入後 再教育 http://www.e-team.jp/ 徹底した３Ｓを土台とした文書管 ルールの見直し 代表 仲井 京子さま 理コンサルティングで、お客様の しばらくお使い頂いてから、改めて使用状況をヒアリング スタートダッシュを支援します。 いたします。書類の登録ルールの問題で文書管理が定着し ていない場合は、ルールの見直しを行います。 書類探しのムダ時間が減り、労働時間短縮。 ペーパーレス化でコピー枚数削減。コピー機が不要に。 書類を探すのにかかる時間が劇的に変化しました。昔の 再教育 書類のペーパーレス化が進み、事務所の書類の量が劇的 書類やデータを探すのに、以前はヘタをすれば３０分以 に減りました。また、控え資料はデータ化するのでコピ 使いこなしの問題で文書管理が定着していない場合は、再 上はかかっていましたが、今は３０秒もあれば必ず探し ーを取らなくて済むようになり、コピー機そのものがい 教育を行います。 出せます。 らなくなりました。 時間 スタッフ引継ぎ コピー枚数 850 2011年7月～ 1000 デジタルドルフィンズを導入。 800 デジタルドルフィンズを導入。 800 控え資料の紙での保管(コピー)を廃止。 750 書類探しのムダ時間を削減。 4.導入後 サポート 600 情報資産を守る、万全のデータバックアップ 現在ではコピー機 700 400 自体が不要に！ 650 自動でデータのバックアップを取ります。さらにバックア 200 パソコン何でも相談 ップの失敗を防ぐため、バックアップの状態を自動的に監 2012年7月～ ＰＣやインターネットに関するサポートも承ります。専任 視します。システム担当者さまの手を煩わせることなく、 8月 8月 9月 10月 11月 12月 1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月 9月 7月 8月 9月 10月 11月 12月 1月 2月 3月 4月 5月 6月 のＩＴ担当者がいない企業さまに非常に喜ばれています。 常にデータが保全されます。 2011年 2012年 在宅勤務率がアップ。 瞬時に解決！ リモートサポートサービス 業務をストップさせない！ 故障時サーバー無償貸出 書類を持ち歩かなくて済むようになり、在宅勤務率が増 インターネット経由でお客様のＰＣを直接メンテナンスさ サーバーが故障した場合でもお客様の業務をストップさせ えました。以前はフォルダの在処を詳細に説明しなけれ せて頂くこともできます。電話やメールのやり取りよりも ないよう、代替のサーバーを無償で貸し出しいたします。 ば書類にたどり着けない状態でしたが、担当者以外の人 的確に、ご訪問するよりも迅速に、問題解決いたします。 でも問い合わせに対応できるようになりました。他の人 書類棚が完全に空っぽに！ への指示や連絡の際に、書類名を伝えるだけで済み、楽 になりました。 8 9

機能紹介 他のシステムとの連携 1. デジタルドルフィンズは、お使いの販売管 全てのデジタル資産を引き継ぐ。 4. あんしん･安全な情報共有。 理・生産管理システムとの連携が可能です。 大量の書類を、高速・正確にデジタルドル フィンズに入力することができます。※ あらゆる業種の文書体系に対応 あらゆるファイルに対応 販売管理・生産管理システム自体の構築も､ デジタルドルフィンズの文書分類ルールは、お客様の ぜひご相談ください。 デジタルドルフィンズは、紙書類だけでなくあらゆる 会社の文書体系に合わせて自由にカスタマイズできま ※オプション機能です。 種類のファイルに対応します。Word、Excel、PDF、 す。製造業･サービス業･教育機関･士業など､業種を問 ※システム側のカスタマイズが必要な場合があります。 デジカメの写真、フォルダー､CADデータなど、その わず広くご活用頂いています。 ままデジタルドルフィンズでの管理に移行できます。 複数の部署での運用 一元管理 既存のファイルサーバーからの移行もかんたん 製造部･品質管理部･総務部など、文書体系や権限の異 受注 販売管理 なる複数の部署で同時にデジタルドルフィンズを運用 ワンタッチ！ 入金 発注 既存のファイルサーバー（共有フォルダー）からデジ できます。部署間で書類の閲覧に制限を設けることも 見積書や発注書の タルドルフィンズへの移行を強力に支援します。ファ できます。 請求 仕入 見積書 イル一つ一つをデジタルドルフィンズに入力し直す手 発注書 明細まで詳細に自動登録。 納品 間が省けます。 柔軟な権限 管理者･一般使用者･閲覧者･システム担当者など、実 運用に合わせた柔軟な権限を設けることができます。 2. 紙文書のデジタル化でつまずかない。 ワンタッチ！ 安全･確実なデータ入力を支援 適切な原価計算 ができる 製造工程で発生する ・入力漏れのチェック機能 文書管理 自動文字認識（OCR）と自動入力 図面や書類を自動登録。 ・誤編集の防止機能 部門間での スキャンした書類から文字を読み取り、デジタルドル ・操作ログ機能 ® 二重入力を解消 フィンズへの入力を自動的に完了させます。同じ様式 検査表 の大量の書類を高速に電子化できます。 図面 ※オプション機能です。 技術書類 図面 5.情報活用のシーンをさらに広げる。 3. ワンタッチ！ 書類の行方不明を防ぐ､パワフルな検索。 生産管理システムから 様々なデバイスで、いつでもどこでも検索 図面や関連書類を検索。 詳細・高度な検索 普段お使いのパソコンはもちろんのこと、タブレット、 モノの流れを 製造指示 スマートフォンにも対応。いつでもどこでも社内の書 生産管理 デジタルドルフィンズの検索はシンプルなだけではあ 管理 類にアクセスできます。 りません。高度な条件で目的の書類を探し出すことが 生産計画 できます。 工程の進捗が Windows iPad iPhone 例1）5月3日に○△製作所に送った見積書を検索 Mac Android Android 見える 作業実績 Linux タブレット スマートフォン 例2）1月に受注した注文書を全て検索 EDIからの帳票も 例3）Aさんが入力した製造部の書類を全て検索 一括登録。 帳票 インターネットアクセス対応 顧客図面 全文検索機能 インターネットを通じて、外出先からでも社内の書類 ExcelやWordなどの文書ファイル内の文字を検索対 を検索できます。 ※オプション機能です。 象にできます。見積書の品名や挨拶状の文面などから、 通常の検索では見付けられない書類も強力に探し出し 文書管理に失敗しない秘訣はコレ! EDI ます。 ※オプション機能です。 Excel Word 入力作業の手間は、文書管理がなかなか進まない (取引先との 理由のひとつです。販売管理・生産管理システム 取引先名も 電子データ交換) との連携によって、デジタルドルフィンズへの入 力作業は5～10分の1ほどに短縮でき､入力ミスも 挨拶状の文面も 見積書の品名も 確認の手間もなくなります。 10 11