文書管理・情報共有システム 楽々Document Plus

文書管理・情報共有システム 電子データも紙もまとめて管理 全文検索＆高速ビューワでらくらく検索、サクサク表示！

企業の文書管理を 品質 フォルダツリーと文書 文書はファイルと属性情報をセットで登録し、体系的に分類・保管します。 複数ファイルを1文書として登録もできるので、関連情報をひとまとめにできます。 次のステージにアップグレード 承認を得た最新かつ キャビネットとフォルダ 楽々Document Plus上での「文書」の考え方 正式な文書であること を担保します。 は、紙文書の管理や １つのフォルダには 文書 = 関連する情報のかたまり １種類の文書を格納 ファイルサーバによる電子文書の管理が抱える課題に対して、 活用 �つの 保管 必須項目 課題 文書番号 所属 作成者 「品質」・「活用」・「保管」の３方向から文書管理の仕組みづくりを行う上で、 必要な時に 改ざん・消去されない、 すぐに文書を取り出し、 改訂時に旧版も 最適なシステムです。 再利用できます。 保管できます。 任意項目 契約名 契約先 etc.… すべて解決! ※文書の種類によって変更できます。 ファイル  ※ファイルは複数個登録できます。 ワークフロー情報 ●ファイルなしで、必須項目・任意項目（＝属性情報）の入力内容のみでの （承認者、日時など） 紙文書 文書登録もできます。 かんたん登 録 ファイルをドラッグ＆ドロップや自動取り込みで手間なくデータ登録 印 印 様々な入力支援機能で文書登録の負担を軽減 契約書 紙図面 所属グループ(部署)・作成者は、 ●文書登録フォームへの入力がスムーズに行えます。記入漏れや入力ミスなどの事務ミスを抑制します。 ログインIDを元に自動入力 文書登録画面の例（契約書管理） スキャニング 文書番号は ラジオボタン、チェックボックス、 複合機／スキャナ 自動カウントアップ プルダウンなどの入力形式で 入力が楽々 電子文書 必須項目の指定で 日付はカレンダーから選択可能 入力漏れを防止  ドラッグ&ドロップでファイルを添付 版管理 旧版文書 PDF変換・ビューワ 日付逆転チェックや 添付ファイル 最新文書 過去日入力エラーも  OCR・全文検索 可能 ... etc. ドラッグ＆ドロップ 属性情報 承認ワークフロー 自動登録で文書の登録作業を軽減 ファイル サーバ メッセージやタイトル、ボタン表示 ●複合機でスキャンしたデータや、外部システムが出力したデータを スキャニング 保存 自動登録 を日本語 /英語 /中国語 (簡体 権限管理 指定 楽々Document Plusに自動で登録することができます。 フォルダ 字 )に切り替えることができます。 紙データ 複合機／スキャナ 複数のファイルを1つの「文書」にまとめ、「フォルダ」に保管。 ●OCR機能(文字認識・抽出)でファイルの中身も全文検索の対象となるので、 日付や作成者などの項目を属性として付与し、文書を登録。 生成AI連携 紙文書を効率的に活用・再利用できます。 (オプション) 外部 出力 + 保存 指定 自動登録 システム CSV フォルダ 添付ファイル 承認ワークフロー 電子承認にチャット形式の相談機能で承認プロセスを円滑化 楽々Document Plus が選ばれる理由 柔軟なワークフローにより正式な文書として品質を担保 チャット形式で他ユーザと相談 ●文書登録時にワークフローをまわすことができます。 ●承認前の文書について、他ユーザとチャット形式でやり取りができます。 ●承認状況は画面上で照会でき、承認依頼はメールやチャットで通知します。 ●承認者から作成者や別の有識者に相談したり、後続の承認者に申し送りを ●通知の内容は承認者の母国語に応じて切り替わります(日本語/英語/中国語＜簡体字＞)。 する場合などにご活用いただけます。 汎用性の高さ 多彩な機能 検索性の高さ ●外出先からスマートフォンやタブレットで承認・回覧ができます。 承 契約書、ISO文書、電帳法対応 版管理など一般的な文書管理に 当社エンタープライズサーチ製 認 など、さまざまな部門で発生する 必要な機能はもちろん、生成 AI 品を標準搭載。ファイルの中身ま A課長 文 書 文書の管理を１システムで対応で や電子契約サービス等との連携 で高速＆高精度な検索が可能で 発 登録 部長 決 行 回覧 役員 きます。 機能も充実しています。 欲しい情報がすぐ手に入ります。 担当 裁 受 B課長 承 領 ●未読メッセージはトップ 認 ページのアイコンでお知 らせします。 ●並列経路設定もマウス操作で簡単にできます。

らくらく検索＆サクサク表示 高性能な全文検索エンジンと、ヒットしたページを瞬時に表示する高速ビューワで、 求める情報をスピーディにいつでも、どこからでも探し出せます。 契約書管理 ISO文書管理 属性情報、ファイル名、ファイルの 高速ビューワで瞬時に 柔軟なビュー表示で文書を閲覧 ●文書ごとに期限が近づくと、自動でメール通知します。期限日の自動更新や、 ISO9000／14000に基づいた文書管理を行うために必要な機能が揃っています。 期限切れ文書の自動廃棄ができます。 内容もすべて全文検索 ファイルの内容を表示 ●契約の更新手続き忘れや業務のミスを事前に防止できます。 ●見直しのタイミングを自動通知します。 ●見直し開始から完了までを一元管理します。 カテゴリビューで分類表示 ●ファイルの内容からページ単位でピンポイントに検索できます。 ●ヒット箇所はハイライト表示で一目瞭然です。 見直し担当設定依頼＆トレース 見直し依頼＆トレース ●入力キーワードに一致しなくても、あいまい検索します。 ●所属や日付などの項目で文書を分類表示できます。 ●専用ソフトが無くても表示できます。 契約満了日：2021-03-31 ●分類単位での件数や合計値を表示できます。 定期 契約満了の30日前に通知 管理 見直し担当者設定 見直し機能 見直し入力／改訂 見直し 文書間で関連文書の指定ができ、上位文書/下位文書を相互に参照できます。 責任者 担当者 ● サムネイルに 相互参照 マ ウ ス を あ わ せ る と拡大表示、 ●発行文書を関係部署へ確実に配付します。●受領状況や受領履歴を一目で確認できます。 ク リ ッ ク するとビューワが起動。 リンク 上位文書 クリック 下位文書 基本契約 個別契約 開 査 決 発 回 始 閲 裁 行 覧 ●旧版の文書に登録しているファイルと比較した結果を表示します。 承認ワークフロー 一覧からもサ ム ネ イ ル 表 示 で 結合ビューでまとめて表示 見たい文章 が 一目瞭然 承認時のメモやコメントなど、 ●複数ファイルをまとめてPDF出力します。 ●表紙に文書の属性情報を付けて出力します。 付 せ ん を貼付けできます。 ●複数のフォルダから検索条件に一致する文書だけを 最新文書 まとめて表示します。 表紙付きPDF 万全のセキュリティ へのアクセス制御だけでなく、 旧版文書 属性情報 複数の添付ファイル 1つのPDFファイルとして出力 ファイルの持ち出し制御など、情報漏洩への対策も万全です。 電子契約連携 電帳法対応 人事異動に強い権限管理 添付ファイルのセキュリティ ●部署単位での権限付与により、人事異動時の権限変更の手間を最小限にできます。 ●添付ファイルに対して操作を制御することで、セキュリティレベルを高めます。 電子契約サービスと連携し、締結した契約書を楽々Document Plusへ 取り込むことができます。 電帳法の「電子取引」「スキャナ保存」に対応する機 ●キャビネットやフォルダに対して、部署単位/ユーザ単位に業務や運用に合わせた 契約書の申請から締結・保管までをシステム上で一貫して管理できます。 能を取り揃えており、JIIMA認証を取得しています。 細かい権限をつけられます。 設定 効果 元ファイルのダウンロード禁止 元データ　改ざんの防止 ●電子契約サービスに契約書のPDFを自動でアップロードし、契約結果を自動で ●電子取引はタイムスタンプを付さずに運用可能です。 取り込みます。 グループ 権　限 キャビネット/フォルダ ●スキャナ保存は、スキャンしたPDFファイルやスマホなどで撮影した画像に PDF/ビューワの印刷禁止 紙文書　流出の防止 ●電子契約サービス上で作成した契約書や相手方から受信した契約書を締結 タイムスタンプを付与します。また、保管中のPDFファイルに対する改ざん 後、自動で取り込みます（GMOサインとの連携では未対応です）。 有無を一括検証します。 総務部 一般ユーザ権限 （文書の登録） PDFファイルへのパスワード付与 電子文書　流出の防止 タイムスタンプの付与状況は PDFファイルのダウンロード禁止 アイコンで一目で確認 決 キャビネット 総務部長 決裁ユーザ権限 裁 税務書類 スマホ撮影／スキャニング 固定文字の透かしやダウンロードした ユーザの氏名・ダウンロード日時を 申請文書作成 契約先 営業部 閲覧のみ 表示し、 社外への流出を心理的に抑止。 同意 フォルダ 税務書類 契約書PDF 連 キャビネット 他にも... 申請 承認 作業履歴とアクセスログ ●承認者名や承認日 契約書管理 　 2020年度 携 ・入力日 ●文書番号やタイトルなどの属性情報 ・入力者 同意 誰が・文書の承認や否認をしたかが作業履歴に残るので、内部統制にも対応できます。 ●社名ロゴなどの画像 2021年度 ●いつ・ 属性情報 タイムスタンプ局 ●「どのフォルダ「」どの文書「」どのファイル」に対して「、どんな操作をしたか」のアクセスログを ● “発行前”や“旧版” といった文書状態 締結済み 契約書PDF 送信 2022年度 自動タイムスタンプ付与 全て残します。 また、管理者は画面から全ての記録を検索・閲覧できます。 を表示できます。 構 築もらくらく 文書登録フォームやワークフロー経路の設定は 直感的にマウス操作でイメージどおりの画面を簡単に作成できます。 Box連携 生成AI連携（オプション）　 文書登録フォームも簡単レイアウト編集 ワークフロー経路もマウス操作で簡単に設定 コンテンツクラウド「Box」と連携し、社外とのファイルの送付・受取をシス 生成AI(ChatGPT等)との連携により、登録されている文書に基づいた自然な言 テム上で完結できます。 語での質問・回答が可能です。楽々Document Plusで公開されている最新かつ 正式版文書が情報源となるため、高い精度で最新の回答を得ることができます。 3 各アクションを行う ●楽々Document Plusで管理しているファイルを自端末に保存することなく、 また、利用者の閲覧権限も考慮するためセキュアな運用が可能です。 システム上で簡単・安全にBoxで社外に送付できます。 追加したい ユーザ・グループを設定 ●社外からBoxで受け取ったファイルも、すぐに楽々Document Plusへ登録か 文書一覧や検索結果画面から 項目を設定 つビューワ作成がされるためスピーディーに社内共有できます。 A I チ ャ ッ ト 画 面 を起ち上げて、 質問を投げるとAIが回答を返してくれる 社外 [オンプレ］ [クラウド］ 文書A ファイル 属性 ファイルの送付 取得 ＋クリックで幅揃え 情報 ...etc ...etc 文書B 属性 ファイルの受取 ファイル マウス操作で １「承認」「決裁」などの 2 描画エリアに配置して 情報 アップロード ...etc ...etc 場所を指定 アイコンを選択 経路設定

豊 富 な 機 能（ 主 要 な も の ） 属性項目定義（文字列、日付、数値、関連文書など） フォルダ階層管理（フォルダツリー） 入力エラーチェック（必須入力、全角/半角、桁数など） 版管理（最新版、旧版、改訂履歴） 文書番号の自動発番 旧版ファイルとの新旧比較 登録 登録ファイルの自動PDF変換 (CADファイルにも対応可(※1)) 定期見直し スキャン文書の自動OCR処理 文書管理 期限管理／自動更新／自動廃棄 まとめ申請（後続文書の自動登録） タイムスタンプ／一括検証(※2)(※3) 自動登録（複合機、QRコード） 文書アーカイブ出力 属性検索、全文検索(完全一致／あいまい) 統計情報出力 専用ビューワ（ヒットページ切替、ハイライト表示、付せん貼付） マスターデータ管理 一覧表示制御（サムネイル表示、ソート、表示項目、表示長など） 多言語対応（日本語/英語/中国語(簡体字)） 検索・表示 カテゴリビュー／結合ビュー／関連文書ツリー 人事情報一括登録／更新（CSV） 動画・音声ファイル再生 運用管理 業務グループ、役職グループ定義 帳票出力（PDF/Excel）／CSVダウンロード ユーザ認証（標準／AD-SSO(※1)／SAML／多要素認証） アクセス権設定（フォルダ単位、グループ/ユーザ単位） お気に入り登録（フォルダ、文書、ユーザ） 作成者／関係者限定閲覧 代理人設定（代理登録、代理承認） セキュリティ ファイルダウンロード禁止、印刷禁止 フォルダ一括作成（CSV） PDFへの透かし挿入 データ移行 文書一括登録（CSV）／旧版文書登録 マスター経路登録（承認テンプレート） CSVテンプレート出力 複数経路の自動選択 他システムからの文書呼び出し（検索URL） 仮想ユーザ（上長、部長等の自動設定） 他システムからのデータ保管 (リアルタイム／指定スケジュール) ワークフロー 並列経路／各種アクティビティ（承認、回覧、通知、追記） 電子契約サービスとの連携(※4) 連携 否認／差戻し／一括承認 コンテンツクラウド「Box」との連携(※4)(※5) 承認依頼メール／督促メール チャットツール連携(Microsoft Teams/Slack)(※4) ビューワ／PDFファイルへの電子押印 生成AI連携(ChatGPT/Azure OpenAI Service)(※1)(※4) 相談機能 (※1) オプション機能です。 (※2) タイムスタンプと一括検証はセットオプションになります。 (※3） タイムスタンプ付与には、アマノセキュアジャパン株式会社が提供するe-timingの契約・費用が別途必要です。 (※4) サービスの利用には、各サービス提供会社との契約・費用が別途必要です。 (※5) Box連携の利用には、楽々Document PlusをSSL化（HTTPS化）する必要があります。 動作環境 クライアントブラウザ サーバOS Windows Server PC Microsoft Edge (IE モードを含む) / Google Chrome /Firefox DB PostgreSQL / Oracle / SQL Server スマートデバイス iPad (Safari) / iPhone (Safari) / Android (Google Chrome) / Windowsタブレット クラウド環境 クラウド版「楽々Document Plus Cloud」は、 当社システム管理者 オンプレミス版の業務への適用性や検索性の高さはそのまま に、システム運用の負荷を軽減しながら、企業のドキュメント 運用監視 ／ システム設定 DXを強力にサポートします。 導入時にかかる時間やコストを抑えたい方や、サーバ管理・運 用の負荷を軽減したい方におすすめです。 楽々Document Plus Cloud利用者 ※ 当カタログでは、オンプレミス版を前提に記載しています。 フォルダ作成 ／ ユーザ登録 ／文書登録など 　 クラウド版では一部機能制限がございます。 詳細はお問合せいただくか、弊社HPよりご確認ください。 A株式会社 B株式会社 C株式会社 お問い合わせ・ご用命は ビジネスソリューション事業本部 www.sei-info.co.jp 東 京 〒107-0051 東京都港区元赤坂1-3-13 TEL：03-6406-2840 名古屋 〒450-0002 名古屋市中村区名駅2-45-7 TEL：052-533-8704 大 阪 〒532-0003 大阪市淀川区宮原3-4-30 TEL：06-6394-6731 福 岡 〒812-0011 福岡市博多区博多駅前3-2-8 TEL：092-284-0232 E-mail　rakrak@sei-info.co.jp ＊楽々Document、QuickSolutionは、住友電気工業株式会社の登録商標です。＊その他、記載されている会社名、製品名はそれぞれ各社の商標もしくは登録商標です。 Cat.2502030IR ＊JIIMA認証のロゴは公益社団法人日本文書情報マネジメント協会によりライセンスされています。