TrakaWEBカスタムオプション　-　アイテム予約

アイテム予約 Item booking Traka Touch Proの管理システムには事前に鍵を予約して使用 TrakaWEB 内の機能 したい時間に他のユーザーが持ち出ししないように防止できる 機能があります。 予約の新規作成、編集、削除が行えます。一つの予約に対して、最大5人のユーザー WEBシステムで鍵の予約を行う事で、予約の重複や空予約な と5つのiFob/アイテムを選択する事ができます。 どを防止し予約管理と鍵管理の両方を一元管理する事ができ この時、普段アクセスすることのできないiFob/アイテムも予約する事でアクセスできる ます。 ようになる設定などもできます。 •ソフトウェア権限設定 Traka Touch Proの管理システムにはWEBベースの予約機 能があります。ユーザーや予約管理者はＷＥＢ上で自席のパ 自分自身の予約、他のユーザーの予約、アクセス権のあるiFob/アイテムのみの予約、 ソコンやタブレットから簡単に鍵の予約をする事ができ、予約し すべてのiFob/アイテムの予約など、ユーザーによって必要な権限を設定できます。 た内容は簡単に予約したユーザーに確認メールが自動的に届 きます。 •作成、変更、または削除された予約の確認メールを送信する。 もし、他のユーザーが既に予約された居た場合には、鍵を選 作成、変更、削除された予約は、TrakaWEBが自動的にユーザーに対してメール通知、 択できなくなっていて重複予約の心配はなく、予約管理する事 確認メールを送る事ができます。 ができます。 Traka Touch 内の機能 (ロッカーまたはキャビネット ) Traka Touch Proの鍵を予約する権限はすべてのユーザーに •返却時間確認メッセージ 存在するわけではありません。組織のポリシーに合わせて適 他のユーザーが12時間以内に予約している場合、iFob/アイテム取り出し時に返却期 切に権限を付与する事ができます。 限の通知メッセージを表示します。 ユーザーが個々で予約を取得する運用や、管理者が予約を設 定する運用など、様々な設定が可能です •予約スケジュール登録ユーザーにアイテムを取り出せるようにする TrakaWEBで予約された内容に基づきTakaTouchは自動的にユーザーにアクセス権限 を付与して、予約登録された時間に予約登録されたユーザーのみがアクセスできるよ うになります。

セルフ予約または全体管理 例外アラート ・セルフ予約 予約管理の手間を軽減する為に、電子メール通知ユーティリティで「予約 したアイテムの期限超過」と「予約したいアイテムは貸し出し中です」の2つ ユーザーに自分の予約を自分自身で作成、変更、削除できるようにソ のイベントを設定しておくことで、使用中のユーザーと管理者に対して電子 フトウェア権限を付与し、iFob/アイテムの予約をユーザー自身で取得 メール通知を構成できます。 します。 ソフトウェアの権限を制限でき、ユーザーには予約作成する権限のみ 予約開始前の iFob/アイテム使用 を付与させる事でユーザーがアクセスできるのは予約ウイザードのみ 許可する事ができます。 アイテムの可用性を最大限に高めるため、Traka Touchは予約前のアイテ ムの使用を制限しません、12時間以内に予約がある場合iFob/アイテムを ・全体管理 取得するユーザーに対して返却が必要な時間を通知します。 すべてのユーザーの予約を作成、変更、削除できるようにソフトウェ 予約開始後使用されない iFob/アイテム ア権限が付与された管理者が、iFob/アイテムの予約をユーザーの変 わりに取得します。 予約開始時間からあらかじめ設定された時間以内に使用されないiFob/ア 予約取得に他の承認フローなど制限が必要な場合に有用性がありま イテムは自動的に予約をキャンセルする機能を構成できます。 す。 例えば、キャンセルの時間を30分に設定した場合、9：00から予約を取得し ていて、9：30になってもiFob/アイテムが使用されなかった場合には自動 見やすい予約概要ページ 的にキャンセルとし、別のユーザーが使用できるようになります。 キャンセルの時間設定は次のようになります。 ユーザーがTrakaWEBの予約概要ページにアクセスすると、ユーザー ・5～60分 に関連するすべての予約の予約ガンチャートが表示されます。 ・1～24時間 ガンチャーとはズーム、ズームアウトする機能があり1時間から1年の ・1～365日 間で参照できます。 また、ガンチャーとを補足する詳細情報を予約リストで補完して表示 iFob/アイテムの返却を基に予約を終了 されます。 iFob/アイテムの予約期間中にiFob/アイテムがシステムへ返却されると、 シンプルな予約ウイザード 予約を終了する機能を構成できます。 シンプルな予約ウイザードにより、ユーザーは次の情報を入力するだ けで予約を取得できます。 予約のみでアクセスを許可 ・iFob/アイテムを利用するシステムを選択 ・予約するユーザーを選択 予約管理者はユーザーがシステムでアクティブであれば、iFob/アイテム ・予約の開始時間と終了時間を選択 へのアクセス権がなくても、予約をする事でアイテムに一時的にアクセス ・使用するiFob/アイテムを選択 を許可できます。 ・確認画面 予約を使って一時的なアクセスを制限する機能は、ソフトウェアの権限で 設定できます。 この予約ウイザードは前のステップの情報に基づいて各ステップで利 用可能な選択を自動的にフィルタリングし、ユーザーにとって予約プ 予約と門限の組合せ ロセスを簡素化するように設計されています。 予約機能は門限機能と組み合わせて使用できます。 このウイザードで重複した予約はできないようになっています。 Traka TouchでiFob/アイテムが取り出されると最も厳しい制限時間がユー ザーに表示されます。 複数のユーザーとアイテム 例えば、午前9時から午後5時まで予約していても、門限機能で、午後4時 アイテム予約では最大5人のユーザーと5つのiFob/アイテムを1度に までの設定がされていた場合にはTraka Touchはユーザーに午後4時まで 割り当てる事ができます。 に返却するように警告表示します。 確認メール 予約のオーバーライド 予約が有効な状態の時でも、緊急時など別のユーザーがiFob/アイテムに ユーザー情報に電子メールアドレスを登録しておくと、予約の作成、変更、 削除が行われると、自動的に確認メールが送信されます。 アクセスする必要があります。この場合特別な権限である予約のオー バーライド権限を付与しておくことで、他のユーザーが予約していても、 予約開始期間の制限 iFob/アイテムを取得する事ができます。 予約開始期間の制限を辻の期間で設定できます。 予約開始を制限する ・1～24時間 ・1日～365日 将来未確定な予約取得を避けるため予約開始時期を1時間から最大365 3 日の間で制限しておく事ができます。 機能の組合せによる制限 予約履歴 アイテム予約機能は、返却位置が固定されないランダムリターンやデポ ジットロッカーと組み合わせて使用できません。 予約概要ページにはアクティブな予約と今後の予約が表示されます。 また、貸出アイテムを自動で割当するFIFOの機能と組み合わせて使用で TrakaWEBのレポート機能では、過去に行われたすべての予約をリスト化 きません。 し、監査などに利用可能になります。

※異常があった場合メール通知 ①予約 ・セルフ予約イメージ ⑤予約・使用状況の確認 常に同期 ②確認メール ③iFob/アイテムの貸出 ④iFob/アイテムの返却 使用者 管理者 ①予約申請 ・全体予約イメージ ③確認メール ②予約 ⑥予約・使用状況の確認 常に同期 ※異常があった場合メール通知 ④iFob/アイテムの貸出 使用者 ⑤iFob/アイテムの返却 管理者 TrakaWEB - Item booking

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