紙業務のせいで在宅勤務ができない！？脱ハンコ・紙書類を進める調達・購買業務のシステム化とは

調達・購買業務における テレワーク・業務効率化の必須要件 脱ハンコ・紙書類を進める 調達・購買業務のシステム化 ペーパーレスを推進する購買管理・電子契約システムのご紹介 イメージ画像 Copyright © DAiKO＋PLUS（プラス） All Rights Reserved.

もくじ 新型コロナウイルス対策の一環として、テレワーク（在宅勤務）の実施が急務になっています。 一方、企業の調達・購買部門では「ハンコ文化」や「FAXでの発注業務」が障壁となり、 在宅化に踏み切れていない企業も少なくありません。 これらの課題を解決し、テレワークを実現するために企業にはどういった取り組みが必要なのでしょうか。 本書では脱ハンコ・紙書類を進める調達・購買業務のシステム化について解説します。 1章 テレワークができない…調達・購買部門の課題とは？ • テレワークができない調達・購買部門…その業務内容は？ • テレワークの障壁①：ハンコ文化 • テレワークの障壁②：FAXでの発注業務 • テレワークを実現するためにはペーパーレス化は必須 2章 テレワーク・業務効率化を実現する！調達・購買業務のシステム化 • 一連フローのペーパーレス化でテレワークを実現 • ペーパーレスがもたらす業務効率化 • 『コスト削減・内部統制・ノウハウの体系化のメリットも 購買業務の削減・コンプライアンス強化を実現！ 調達業務を一気通貫で支援。購買管理システム「PROCURESUITE」 導⼊〜運⽤・運営すべて代⾏！ 電子契約導⼊のアウトソーシングサービス「DD-CONECT」 2

テレワークができない… 調達・購買部門の課題とは？ Chapter 1 新型コロナウイルス感染拡大の影響からテレワーク化の流れが広まっています。 その中で、調達・購買部門では「ある課題」からテレワークの実施は難しいとされています。 本章では、調達・購買部門のテレワーク化を妨げている課題について紹介します。 3

テレワークができない…調達・購買部門の課題とは？ テレワークができない調達・購買部門…その業務内容は？ 調達・購買部門の業務内容 まずはじめに、調達・購買部門がそもそもどのような業務を行なっているのかを整理しますと、 調達・購買部門の主な業務は「必要とする原料や消耗品を適切に仕⼊れること」といえます。 適切な仕入れを行うためには必要な資材の種類、数量、納期、価格などを他部門から聞き取りを行った後、 仕入れ業者の選定や価格の交渉を行い、計画・調整したスケジュールを基に発注をかけます。資材の納品後 は数や品質に問題が無いかの検査・研修を行うなど、仕入れから納品まで一貫した業務を行っています。 資材を適切に仕入れるために、どの業者から仕入れるのか選択します。 仕⼊先の 既存の仕入業者から選択するだけではなく、新規業者を開拓することも重要です。 選択 不測の事態で資材が調達できなくなることも想定して、複数の安定した仕入先を確 保しなければなりません。こうした適切な選択・開拓を行うためには、戦略的な視野と 経験が求められます。 見積価格が適切か判断し、価格交渉を行うことも調達管理の重要な業務です。品 仕⼊価格の 質を確保しながら、より安い価格で仕入れるためには、原価や市場動向に関する正 交渉 確な知識が求められます。 業者に適切な価格を提示するためには、仕入価格、品質、納期の早さなど、必要 な基準を正確に理解して交渉する能力が必要です。 企画・開発・製造など資材を必要とする部門に、適切に届けられるよう調整する 他部門との ことが調達管理の重要な業務です。必要な資材の種類、数量、納期、価格を明確 調整 にし、業者への発注から部門への引き渡しまでの計画を立てます。 多くの関係者とやり取りが必要なため、コミュニケーション能力も重要です。 計画・調整したスケジュールを元に、仕入業者へ見積を行い発注をかけます。また、 見積・発注と 発注した資材が期日通り届くかどうか確認を行うことも、欠かせない業務です。 納期管理 ときにはスケジュールの変更を余儀なくされることもあるため、仕入先や社内の関係者 との調整も必要とされます。 届いた資材の数や品質に問題がないか、検査・検収を行います。正確な検査・検収 検査・検収 を行うためには、品質管理に関する知識や、より専門的な知識を持つ品質管理部 門や製造部門との連携が重要です。 4

テレワークができない…調達・購買部門の課題とは？ テレワークの障壁①：ハンコ文化 在宅勤務の障壁に…ハンコ文化と購買業務 調達・購買部門のテレワークを阻む障壁のひとつめは「ハンコ文化」です。 日々、大量の見積書・発注書を紙ベースで処理しなくてはならない購買部門では、週に複数回オフィスに出社 せざるを得ない状況が続いています。 一般的な承認フローでは、申請書に依頼部門側で承認印（＝上司印）が押されたうえで購買部門へと申 請が上がってきますし、発注書（契約書）には社判の捺印が必要です。納品物の検収時には別途、検収印 も求められます。 購買フローでの押印箇所 申請書作成 仕⼊先の選択 発注 検査・検収 ・購買依頼書作成 ・見積作成 ・発注書作成 ・納品物の確認 ・承認印 ・依頼先選定 ・承認印 ・検収印 押印が数多くあるため、テレワークができない 5

テレワークができない…調達・購買部門の課題とは？ テレワークの障壁②：FAXでの発注業務 FAX発注する項目は意外と多い？ ふたつめの障壁は「FAXでの発注業務」が挙げられます。 現在も多くの企業でFAX発注が利用されています。FAXはメールと違い送達確認ができるため、確実に相手に 届くとして使用されているケースも少なくなく、その信頼性から多くの項目においてFAX発注が採用されています。 FAX発注が利⽤されている主な項目 オフィス事務⽤品 業種・業態に関わらず、オフィス事務用品は必ず必要となります。ボールペンやメモ帳、ファイル、印鑑、封筒など の事務用品が必須なのはもちろんのこと、ホワイトボードや延長コード、シュレッダー、防災セットなども必要になる ことがあります。普段からよく使うものは発注頻度も必然的に高くなるでしょう。 原材料・部品など 製造業では、原材料や部品などをFAX発注することも多く、例えば、食品工場であれば、販売している商品を 作るために必要な原料を他社から購入する必要があります。自動車工場では、他社から購入したシート、 タイヤ、ガラス、ドア、バンパーなどを発注する際に用いられます。 修理・点検など FAX発注は、必ずしも商品を購入する場合にのみ利用されるわけではありません。使用している機器の修理や 点検を依頼する場合にもFAX発注はよく利用されます。修理・点検が必要な機器は製造装置や医療機器、 IT機器など幅広く、定期的なメンテナンスが欠かせない機器もあります。 6

テレワークができない…調達・購買部門の課題とは？ テレワークを実現するためにはペーパーレス化は必須 テレワークを実現するためにはペーパーレス化は必須 購買・調達部門でテレワークを実現するためには企業の購買活動における、社内の承認ワークフローおよびサプ ライヤとのやり取りの電子化が必要不可欠です。 社内の承認ワークフロー 申請書作成 仕⼊先の選択 発注 検査・検収 ・購買依頼書作成 ・見積作成 ・発注書作成 ・納品物の確認 ・承認印 ・依頼先選定 ・承認印 ・検収印 社内の承認ワークフローおよびサプライヤとの やり取りの電子化が必要 7

テレワーク・業務効率化を実現する！ 調達・購買業務のシステム化 Chapter 2 本章ではシステムによるペーパーレス化・業務効率化の概要と、実現することで得られるメリットについて紹介しま す。 8

テレワーク・業務効率化を実現する！調達・購買業務のシステム化 一連フローのペーパーレス化でテレワークを実現 購買管理システムでワークフローの電子化 社内フローの脱ハンコ文化を達成するためには、一連のワークフローの電子化が必要です。 これは承認フローをデジタル化できる機能を備えた「購買管理システム」を導入することで実現できます。 購買管理システムの機能では、承認権限を持つアカウント設定を行うことができ、印鑑が無くとも、承認権限を 持つアカウントがボタン一つで承認ができるようになります。 これにより、従来の紙ベースでの申請フローよりも迅速に処理が進むだけでなく、紙ベースでの書類管理の手間 や紛失のリスクがなくなるなど業務の省力化・効率化にもつながります。 従来の承認ワークフロー 申請書作成 仕⼊先の選択 発注 検査・検収 ・購買依頼書作成 ・依頼先選定 ・発注書作成 ・納品物の確認 ・承認 ・承認 購⼊依頼から検収に至るまでの業務を一気通貫でデジタル化 申請書作成 仕⼊先の選択 発注 検査・検収 ・購入依頼 ・依頼先選定 ・発注書作成 ・納品物の確認 ・電子承認 ・電子承認 購⼊依頼〜承認〜発注〜検収までWebで完結することで テレワークが可能に！ 9

テレワーク・業務効率化を実現する！調達・購買業務のシステム化 ペーパーレスがもたらす業務効率化 多くの企業がペーパーレス化を進める理由 多くの企業がペーパーレス化を進めるには明確な理由があります。 ペーパーレス化を行うことで、FAX発注などで課題となっていたことを解消することが可能です。 発注時間の短縮 FAX発注を行う際には、まずは各商品の在庫を確認し、その上で必要な発注数を決めなければいけません。 他のシステムにアクセスしてデータを確認してから発注書に記入しなければいけないので、どうしても発注業務に 時間を取られてしまいます。 その点、Web発注であれば在庫数などを管理しているシステムと連携させることが可能です。そのため、わざわ ざ他のシステムにアクセスする必要がなく、シームレスな購買業務が実現することにより、業務時間の大幅短 縮が可能です。 発注数の見える化 在庫が減り、補充の発注を行ったところ、すでに発注済みだった、というトラブルは珍しくありません。これは、それ ぞれの発注数を簡単に把握できないことが原因で起こります。FAX発注の場合でも以前の発注書を確認すれ ば発注数を知ることはできますが、かなりの時間と手間がかかります。さらに、見逃してしまう可能性もあるといえ るでしょう。 しかし、Web発注であればその時点での発注数は一目瞭然です。在庫が足りていない状態でも、発注済 みであることが分かれば誤って再度発注することはありません。結果として、トラブルや二度手間を減らすこと ができます。 社内チェックの簡略化 Web発注を利用することで、在庫に関するデータを一元管理することが可能です。さらにすべてのデータはWeb 上にあるため、欲しいデータを探すときに手間がかかりません。FAX発注で紙の発注書を保管している場合とは 違い、必要なデータにすぐにアクセスすることができるのです。 さらに、Web発注の場合にはそもそもミスが起こる可能性が低いため、FAX発注の場合には念入りに社内 チェックを行う必要がありますが、Web発注の場合には社内チェックを簡略化することも可能になります。 10

テレワーク・業務効率化を実現する！調達・購買業務のシステム化 コスト削減・内部統制・ノウハウの体系化のメリットも 業務効率化以外にもメリットがある ペーパーレス化をするメリットは、業務効率化だけではありません。 購買管理を電子化することによって、次のようなメリットも得られます。 購買価格を適正化、コストを削減 過去の購買実績をデータとして蓄積して、横断的に把握できるようになるため仕⼊先との価格交渉を優位に 進めるうえで役立ちます。 また、複数拠点で分散購買している場合、同じ品目でも拠点毎にサプライヤが異なるため価格統制ができてい なかったり、1回当たりの発注ロット数が少なく割高で購買してしまっていたりと課題が発生しがちですが、購買 管理をデジタル化すれば全拠点で価格統制したり、同一品目をまとめて発注してコスト削減したりといったこと も簡単になります。 購買業務の「内部統制」を実現 購買情報をデジタル管理することで、ブラックボックス化しがちな購買情報を「見える化」でき、相互牽制・組織 牽制が行えます。これにより、オフィス勤務・在宅勤務問わず、適正な内部統制を実現することが可能です。 属人的なノウハウを体系化 これまでは属人化していた購買業務も、デジタルで蓄積された購買実績データの活用によって体系化することが できます。 例えば、購入頻度の高い品目を把握しカタログ化することで教育コストやオペレーションコストを削減したり、サ プライヤの実績データから優良なサプライヤの選定・発掘ができるようになったりします。 11

購買業務の削減・コンプライアンス強化を実現！ 調達業務を一気通貫で支援。購買管理システム 「PROCURESUITE」 プ ロ キ ュ ア ス イ ー ト

購買業務の大幅削減 / コンプライアンス強化を実現する、システムのご紹介 煩雑化している購買業務を効率化。 調達支援システム 「PROCURESUITE」 とは PROCURESUITE（プロキュアスイート）とは？ 都度購買、カタログ購買、請求書実績払い ・・・ といった、 さまざまな購買方法に対応した「調達支援ソリューション」です。 間接材購買における課題を、一元化された集中購買へと変えることにより解決。 現場～購買～仕入先（サプライヤー）まで、一気通貫で機能をご提供します。 貴社業務に合わせた調達プロセスを踏むことが可能です。 都度購買 カタログ購買 請求書実績払い 設備 治具 文具・OA事務用品 人材派遣 測定器 PC・少額周辺機器 小口運送 事業所設備 用紙・トナー・事務消耗品 複合機などの事務機器 各種業務委託 汎用工具 車両リース・レンタル etc ... etc ... etc ...

購買業務の大幅削減 / コンプライアンス強化を実現する、システムのご紹介 煩雑化している購買業務を効率化。 調達支援システム 「PROCURESUITE」 とは 購買業務プロセスの可視化 各利用者が進捗状況（見積中、承認中、受入済み）を共有することが可能。 属人化を防ぎ購買活動に関する透明性を確保します。 各一覧はCSV形式ダウンロードが 進捗状況を可視化し、注文データの状態を 可能 一覧で表示することが可能 伝票単位での履歴照会機能により、証跡のトレーサビリティ（履歴管理）が可能。 購入申請、見積、発注時の添付ドキュメントもデータベース上で紐付け管理をします。 購買業務のコンプライアンス強化 PROCURESUITEでは、法規制（内部統制や下請法）に対応した機能を有しており、 調達業務に関わるコンプイアンス（遵法）強化をサポートいたします。 下請法適⽤有無を 登録/判別

購買業務の大幅削減 / コンプライアンス強化を実現する、システムのご紹介 煩雑化している購買業務を効率化。 調達支援システム 「PROCURESUITE」 とは PROCURESUITEを導入した企業様の事例で、業務コストを1/3に削減した例もあります。 ※コストは人件費換算です。 導入前 650万円 / 月 導入後 250万円 / 月 業務コスト 400万円 / 月（年間 4,800万円）の削減を実現！ PROCURESUITE 導⼊による効果 ◆見積申請から検収まで一連の業務プロセスを搭載 ◆調達業務プロセスの可視化によるリードタイムの短縮 ◆調達業務のコンプライアンス強化 ◆購買分析・コスト削減を支援する情報の蓄積 ◆汎⽤品の購買時のカタログ購買方式実現 ▼導入事例集のダウンロードはこちら（無料）▼ https://www.daikodenshi.jp/daiko-plus/case/procuresuite-case-studies/

購買業務の大幅削減 / コンプライアンス強化を実現する、システムのご紹介 煩雑化している購買業務を効率化。 調達支援システム 「PROCURESUITE」 とは 「PROCURESUIE」とは、見積・発注・承認処理などの購買業務において社内の要求部門・調達部門や 発注先を含めた効率化と情報可視化を実現するソリューションです。 カタログサイトとの連携により、間接材コスト削減や業務コストの大幅削減を実現し、企業の調達革新を実 現します。 発注書など、面倒な⼊力作業が不要に。 購入頻度の高い品目を把握しカタログ化することで、 オペレーションコストを従来の1/4以下へと削減できます。 また、購買頻度の低い都度購買の品目についても 手配状況の進捗が分かるので購買業務が円滑に進められます。 発注のペーパーレス化で 人為的なミスを減少・管理工数も削減。 紙やメール、FAXなどの情報伝達手段をWebに統一。 省力化＆スピードアップが実現します。 購買実績データの傾向値分析により、 コスト削減の次の一手が見つけることも可能です。 調達プロセスを可視化して 内部統制・コンプライアンス強化を実現。 見積～検収まですべての購買プロセスを一元管理、 及び、見える化します。 また、下請法（下請代金支払遅延等防止法）に準拠した購 買業務を提供できるようになります。 購⼊価格を最適化して、 調達コストを削減。 全社共通のマスタ（カタログ）から購入することで購入価格のバ ラつきを無くし最適化できる。

導⼊〜運⽤・運営すべて代⾏！ 電子契約導⼊のアウトソーシングサービス 「DD-CONECT」 デ ィ ・ デ ィ ・ コ ネ ク ト

電子契約システム導⼊サービスのご紹介 導⼊〜運⽤・運営すべて代⾏！ 電子契約導⼊のアウトソーシングサービス「DD-CONECT」 ペーパーレス化、契約業務の効率化に「DD-CONECT」 「DD-CONECT」は日鉄ソリューションズの「CONTRACTHUB@absonne」を基盤とした、 大興電子通信が提供する電子契約導入アウトソーシングサービスです。 システムの導入～運用・運営すべてをサポートし、新しいシステムを利用する際に生じる課題を解決します。 CONTRACTHUB について サービスの基盤となっている電子契約システム CONTRACTHUB は、18万ユーザー以上が利用する電子 契約サービスのパイオニアです（※2020年9月時点）。ERPや販売システム等と柔軟に連携することがで きるため、契約に関連する様々な業務の生産性を向上させることができます。 また CONTRACTHUB では、受注側・発注側双方が電子化された契約書の締結・改訂の履歴をクラウ ド上で確認できるため、契約管理業務も効率化することができます。 大興電子通信が提供する「DD-CONECT」では、こちらの CONTRACTHUB を活用して電子契約の運 用・運営までサポートします。

電子契約システム導⼊サービスのご紹介 導⼊〜運⽤・運営すべて代⾏！ 電子契約導⼊のアウトソーシングサービス「DD-CONECT」 導⼊時の悩みは全て解決！導⼊支援準備（導⼊前コンサルティング） まず、DD-CONECT では実際の導入前に業務内容のヒアリングを行い、業務分析を行った上で、システム を用いた業務プロセスの構築からはじめます。これにより導入後のイメージを持っていただくことが可能です。 電子契約システム導⼊において想定される主な疑問 何の契約書から 導⼊効果って 手をつけていいかわからない どれくらいあるんだろう 導⼊期間って 導⼊コストは どれくらいかかるんだろう いくらかかるんだろう 導⼊前コンサルティングの流れ 業務ヒアリング 業務分析実施 分析結果ご提示 貴社業務の現状を 弊社専門チームにて 電子取引概要図 業務担当者様よりヒアリング 業務分析実施 料金算定シミュレーション 業務プロセス作成 導入スケジュール 多くの事例に基づき培ったノウハウを持つ専任コンサルタントが 導⼊〜運⽤までの疑問点を解消し「あるべき姿」へ導きます！

電子契約システム導⼊サービスのご紹介 導⼊〜運⽤・運営すべて代⾏！ 電子契約導⼊のアウトソーシングサービス「DD-CONECT」 煩わしい準備、設定は全てお任せ！運営維持の為の業務を全て代⾏ 他にも、DD-CONECT では以下に挙げるような、設定・管理などの煩わしい業務を全て代行いたします。 マスタ登録、運用設定、契約書作成、利用者料金請求まで全て弊社が代行しますので、システムを管理 する担当者が不要となり、工数削減に繋がります。 代⾏作業例 マスタ登録 運⽤設定 契約作成 料金請求 利用者追加、文書追加、 メール発信タイミング、 新たな契約書を作成 請求利用者相殺データ オーナー組織変更等の 電子署名証の更新等 作成、電子請求書発行 設定作業 等 サービスオーナーだけでなく、利⽤者のアフターフォローにも対応 また、DD-CONECT は導入いただいたサービスオーナーだけでなく、電子契約書を交わす取引先へのアフ ターフォローも充実しています。 万が一利用者（取引先）から”システムの使い方がわからない”などの質問 があっても、弊社のコールセンターでサポート対応を引き受けますので、安心してご利用いただけます。 コールセンターイメージ サービスオーナー 利⽤者 （導⼊企業） コールセンター （取引先） 問合せ 問合せ 回答 回答 ご担当者様 ご担当者様