ConMas_i-Reporter_導入事例_株式会社アクアライン様

i-Reporter 導入事例 株式会社アクアライン様 水まわり緊急修理事業のサービススタッフシステムに i-Reporterを採用。 現場の手書き作業と本部の転記入力をなくし大幅な業務効率化を実現。 取材にご協力いただいたアクアラインの皆様 iPad, iPhone, Windowsタブレットによる ペーパーレス『現場帳票』記録・報告・閲覧ソリューション

i-Reporter 導入事例　株式会社アクアライン様 株式会社アクアライン（以下、アクアライン）は、生活に欠かせない「水」をテーマにさまざまな事業に取り組む企業。主力事 非常に高く、手書き文字を間違って読み 業の「水まわり緊急修理サービス事業」は、北海道から沖縄まで「水道屋本舗」の屋号で全国展開しており、24時間365日 取る入力ミスがしばしば発生するなど、 課題解決が急務となっていました」（総 の電話受け付けから緊急修理作業までの業務をワンストップで提供している。近年は水に関する知識と経験を活かし、安心 務部 システムグループ　リーダ　阿部 して飲める高品質の「ミネラルウォーター事業」にも参入。ミネラルウォーター事業を水まわり緊急修理サービス事業に続 直之氏） く、新たなビジネスの柱として位置づけている。 i-Reporterによるサービススタッフシステムを構築したことで、作業指 示や入力の電子化によってミスがなくなり、現場のサービス品質の向上 と業務効率化に役立っています。受注情報・売上情報を基幹システム との連携によって自動化することもできたため、転記入力がなくなって 業務負荷を軽減することができました。繁忙期における人員削減の効 果も得られています。 株式会社アクアライン 総務部 次長 只津賀之氏 水まわり緊急修理サービス事業を全国展開 サービススタッフ業務の課題が浮き彫りに 上場企業として業界をリードするアクアライン 本部業務の業務負荷軽減とミス削減も急務 アクアラインは、1995年に代表取締役の大垣内 剛氏が広島県広 そんなアクアラインで特にユニークなのが、サービススタッフの「働 島市で創業した企業。会社設立以来、キッチン・バス・トイレなどのト き方」だ。日本全国で事業を展開しているのにもかかわらず、サービス ラブル解消、水まわり関連製品の販売・取り付けを行う水まわり緊急 ステーションのような拠点は置いていない。各スタッフは自宅を拠点に 修理サービス事業を中心にビジネスを展開してきた。現在は北海道か 活動しているのだ。 ら沖縄までの全国47都道府県において「水道屋本舗」という屋号で 「当社には、日本全国に約270名に及 サービスを提供している。 ぶ正社員のサービススタッフが在籍して 同社の特徴は、水まわりのトラブル解決を、単なる原因個所の修理 いますが、彼らはすべて直行直帰が基本 作業と捉えていないところにある。急なトラブルに困っている顧客の立 のリモートワークです。このワークスタイ 場になって24時間365日の緊急要請に応えるコールセンターをはじ ルを実現するために、動く店舗・倉庫で め、訪問先での丁寧な応対や確かな技術力に基づく修理作業までの ある車両のIoT化に取り組んだり、業務 一連のサービス品質にこだわっており、いずれの業務も研修・教育を 指示用にiPhoneを配布したりといった 受けたスタッフが全力を尽くして対応。その品質の高さには定評があ ITの利活用による業務効率化を積極的 る。 に推進してきました」（取締役 管理本部 個人向けの緊急修理サービスだけでなく、法人向けに水まわり修 長 小林寿之氏） 理・メンテナンスを請け負うサービスも提供している。集合住宅や店 しかしながら、業務が拡大するにつれてある課題が浮き彫りになっ 舗、ビルの貯水槽や配管の定期的な清掃、入居者やテナント店舗の緊 てきたという。それは、見積書、作業完了書、請求書、領収書などを兼ね 急修理サービスなどに幅広く対応。製品の交換や大規模な水まわりの た「サービス書」を手書きの複写用紙で運用していたことだった。 リノベーションにも対応している。 「修理現場であるお客様先で複写用紙のサービス書にサービスス 一方で近年は、水まわり緊急修理サービス事業に続く事業の柱とし タッフが手書きをし、お客様に提示していましたが、ここに課題があり てミネラルウォーター事業に進出。販売促進やプロモーションなど企 ました。複写用紙のために記入内容が不鮮明で読み取れない、あるい 業の用途に合わせたプライベートブランド商品、最高品質の天然水を は計算ミスがあるといった問題がしばしば発生し、一刻も早い改善が 提供するナショナルブランド「aqua aqua」、災害に備えた備蓄用保存 必要な状況でした」（小林寿之氏） 水、おいしい水をいつでも飲めるウォーターディスペンサーなどを提供 報告を受け取る本部側の業務にも課題があった。 している。 「当社では月平均で約1万件の修理作業を行っており、これまでは作 創業20周年を迎えた2015年には株式上場を果たし、業界をリー 業が完了した時点でサービス書にお客様のサインをもらったあとに、 ドする一社として広く認知されている。 控えをファクシミリで本部に送信するようにしていました。受け取った 本部では管理スタッフが内容をチェックしたのちに、取引に関する金 額、使用部品・部材、作業報告書などを複数の担当者が手分けして、 それぞれ別のシステムに転記入力していました。そんなサービス書が 多い日で1日500枚以上も届くため、本部間接部門の事務作業負荷は ❶

i-Reporter 導入事例　株式会社アクアライン様 非常に高く、手書き文字を間違って読み 修理作業を実施し、作業が完了した時点で再度検収のサインをもらう。 取る入力ミスがしばしば発生するなど、 これをシステム側に送信すると、作業内容がデータベースに時系列に記 課題解決が急務となっていました」（総 録され、原本となるPDFファイルが参照できるようになる。 務部 システムグループ　リーダ　阿部 本部側では、PDFファイルの内容を参照して報告書や使用部材など 直之氏） のデータを既存システムに転記入力する。一方、基幹システムで管理す る受注情報や売上情報については、i-Reporterと基幹システムの連携 により自動入力する仕組みになっている。 「このサービススタッフシステムの開発に着手したのが2017年11 月。途中、法的根拠が必要なサービス書のレイアウトに苦労をしたり、 業務確認やテストに時間がかかったりする場面もありましたが、わずか 業務効率化を目指しi-Reporterを導入 半年後の2018年5月には稼働を開始することができました（」只津氏） iPadを端末とする新たなシステム構築に着手 アクアラインでは、こうした課題を解決するためにサービス書の電子 現場の負荷軽減によりサービス品質向上 化を決断。IT部門を統括する只津氏が中心となって、東京支社のIT部 門とも協力しながら最適なソリューションを模索した。 コスト削減と業務改善も実現 「サービススタッフにはすでにiPhoneを業務指示用の端末として配 布していたので、当初はiOSアプリの業務システムを自社開発して対応 アクアラインでは、サービススタッフシステムの稼働に合わせて、ス することを検討しました。しかし、このシステムでは端末側にサービス タッフ向けの説明会を開催した。導入当時はサービススタッフの業務を 書のデータや報告用の写真画像が残るため、セキュリティ対策上好ま 担当し、現在は本部で働く小林浩介氏（経営企画部 マネージャー）によ しくないという結論に至りました」（只津氏） ると、スタッフからは戸惑いの声は上がったものの、結果的にはスムー 振り出しに戻った同社は、代わりとなるソリューションを探すことに ズに移行できたとのことだ。 した。そうした中、展示会で見つけたのが、シムトップスの電子帳票ソ 「サービススタッフはITに不慣れな40 リューション「ConMas i-Reporter」だったという。 代・50代も多いのですが、新しいシステ 「i-Reporterを見て、サービス書の電子化に使えるかもしれないと ムは従来の作業プロセスと大きな変更が 直感しました。そこで以前より取引関係にあった、中国地方を地場とす なく誰でも使いやすい操作性だったので、そんなアクアラインで特にユニークなのが、サービススタッフの「働 るシステムインテグレーターのケイズに相談することにしました」（只 移行にあたっても大きな混乱はありませき方」だ。日本全国で事業を展開しているのにもかかわらず、サービス 津氏） んでした。サービススタッフはこれまでステーションのような拠点は置いていない。各スタッフは自宅を拠点に 活動しているのだ。 i-Reporterによるシステム構築の相談を受けたケイズでは、まずは サービス書の複写用紙を持ち歩き、書類 「当社には、日本全国に約270名に及 既存のiPhoneを利用したシステムを構築することにした。 を保管しておくスペースを確保する必要 ぶ正社員のサービススタッフが在籍して 「最初に運用を開始したのは、サービス書を作成する前段階の作業 がありました。また、サービス書に手書き 指示書をコールセンター側で作成し、それを画像にしてサービスス する時間や本部へファクシミリを送信する手間もかかっていました。いますが、彼らはすべて直行直帰が基本 のリモートワークです。このワークスタイ タッフのiPhoneへ送信する仕組みでした。これをベースに段階的に機 iPadとi-Reporterに切り替わったことで、こうした作業負荷は軽減され ルを実現するために、動く店舗・倉庫で 能アップを図り、最終的にサービス書を電子化しようと考えたわけで たと実感しています（」小林浩介氏） す」（只津氏） もちろん本部側にも導入効果がもたらされた。ある車両のIoT化に取り組んだり、業務 ところが、画面サイズに限界があるスマートフォンのiPhoneを使っ 「複写用紙を用意するコストが不要になり、配布・回収にかかる時指示用にiPhoneを配布したりといった 間も劇的に減りました。i-Reporterのシステムとしては、見積書作成や ITの利活用による業務効率化を積極的 てサービス書を電子化することは難しい。そこでアクアラインでは、 iPhoneによるシステム運用に見切りをつけてタブレットのiPadを導入 作業完了書を作成する段階でサーバーへ保管されるため時系列の作に推進してきました」（取締役 管理本部 し、サービススタッフに配布することにした。 業内容が追えるようになったこと、作業指示や入力の電子化により指長 小林寿之氏） 「iPadであれば、従来に近いレイアウトでサービス書を電子化でき 示の伝達にミスがなくなったことで、サービス品質の向上につながってしかしながら、業務が拡大するにつれてある課題が浮き彫りになっ いると考えています。報告書や使用部材のデータ入力は残っています てきたという。それは、見積書、作業完了書、請求書、領収書などを兼ね ると考えました。ケイズにiPadを端末としたシステム構築を依頼するこ が、デジタルデータとして取得できるため手書きの読み取りミスがなく た「サービス書」を手書きの複写用紙で運用していたことだった。 とにしました」（只津氏） なり、よりスピーディに入力できるなどの業務改善が実現されています」 「修理現場であるお客様先で複写用紙のサービス書にサービスス （只津氏） タッフが手書きをし、お客様に提示していましたが、ここに課題があり ました。複写用紙のために記入内容が不鮮明で読み取れない、あるい わずか半年という短期間で完成 は計算ミスがあるといった問題がしばしば発生し、一刻も早い改善が サービススタッフシステムが稼働 必要な状況でした（」小林寿之氏） i-Reporterのさらなる活用を検討 報告を受け取る本部側の業務にも課題があった。 将来的には他の事業にも適用へ 「当社では月平均で約1万件の修理作業を行っており、これまでは作 こうして出来上がったのが、i-Reporterによる「サービススタッフシス 業が完了した時点でサービス書にお客様のサインをもらったあとに、 テム」だ。このシステムではまず、コールセンターのスタッフが最寄りのス 控えをファクシミリで本部に送信するようにしていました。受け取った タッフを手配するのと同時に、i-Reporterの「自動帳票作表」機能を用 こうしてi-Reporterによるサービススタッフシステムの運用が軌道に 本部では管理スタッフが内容をチェックしたのちに、取引に関する金 いて作成されたサービス書のURLが記載されたメールが届く。サービ 乗ったアクアラインでは、発注・購買業務や棚卸業務の効率化に 額、使用部品・部材、作業報告書などを複数の担当者が手分けして、 ススタッフがURLを開くと、コールセンター側で入力した受注情報に基 i-Reporterを活用することを今後進めていく予定だという。 それぞれ別のシステムに転記入力していました。そんなサービス書が づいた作業指示の内容が分かるサービス書が表示される。 「当社では、ミネラルウォーター事業でも紙書類を使った業務が多く 多い日で1日500枚以上も届くため、本部間接部門の事務作業負荷は 現場に急行したサービススタッフは、このサービス書を参考に修理 残っており、それらの電子化にi-Reporterが活用できないか検討をし個所の調査を行って見積書を作成。ここに顧客のサインをもらってから ているところです。また、将来的にはスポーツジムを運営する子会社の ❷

i-Reporter 導入事例　株式会社アクアライン様 予約システムなどにも活用することも視野に入れています（」只津氏） 水のスペシャリストとして業界をリードするアクアライン。同社のさま ざまな業務を効率化するために、今後もi-Reporterは有効なツールと して活用されていくに違いない。シムトップスでは、同社のように紙によ る業務の電子化を推進する企業の生産性向上を支援すべく、 i-Reporterの機能拡張や使い勝手の向上に常に取り組んでいる。 iPad, iPhone, Windowsタブレットによる ペーパーレス『現場帳票』記録・報告・閲覧ソリューション http://conmas.jp/ 株式会社シムトップス i-Reporter & MC-Web CONTROLLER 営業グループ メール：conmas-sales@cimtops.co.jp http://www.cimtops.co.jp ＜東京本社＞ 〒153-0061　東京都目黒区中目黒2-6-20 京急イマスビル6F TEL : 03-5721-4610 FAX : 03-5721-4612 ❸